グループウェアの活用方法

会社などで部内・課内の人員のスケジュールを一括管理しているサイボウズやロータス・ノーツといったものがあるかと思います。これが”グループウェア”と呼ばれるものです。
グループウェアでは、社員全員の勤怠管理やスケジュール管理、それからプロジェクトの進捗管理やドキュメントの管理なども一括して管理することができます。
どうしてこういったものを一括管理するのかというと、ドキュメントなどは常に更新されるものですし、スケジュールも常に変化するのが会社というものです。
こうした流動的な情報を一括して管理することで、社内の意思決定を支援し、業務を効率化しようというのがグループウェアの狙いなのです。

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グループウェアの主な機能としてはメール・掲示板・ライブラリ・スケジュール管理・ワークフロー管理などがあります。これらの機能はすべて一体のものとして提供されており、サーバーを用意してインストールすることで使用が可能となります。
最近のグループウェアのほとんどは、サーバーソフトウェアとして提供されており、クライアントソフトとしてはブラウザソフトを使用します。
つかっている側の感覚としては、社内のＷＥＢサーバーで情報を管理しているような感じとなります。クライアントソフトをＷＥＢブラウザとして使えるので、ランニングコストを減らし環境を統合できるのが利点となっています。
グループウェアにはそれぞれ特徴がありますので、業種や業態に合わせて最適なものを選ぶようにしましょう。

多分最も多くの会社で使われているグループウェアは「サイボウズ」ではないでしょうか。ＩＴ関係はもちろん、いろいろな業種で大活躍していることと思います。
社内でも普通に「サイボウズ」と呼んでつかっていることと思いますが、実はサイボウズは社名であり、商品名は「サイボウズＯｆｆｉｃｅ８」などときちんとした商品名があります。
サイボウズでは対応する社員規模や機能などで商品をカテゴライズしており、たくさんの種類のグループウェア商品が存在します。

ＷＥＢブラウザから使えることでシェアを広げた「サイボウズ　デヂエ８」では、ＣＳＶ形式でのデータのインポート・エクスポートにも対応し、他のシステムとの連携も可能にしました。コマンドでバッチ処理することもできるので、勘定系システムとの連携も容易にできるのが魅力です。
何よりクライアントソフトを各ＰＣにインストールしなくても良いのがシステム担当者にも優しいのではないでしょうか。
もはや主力商品として認知されている「サイボウズ　デヂエ８」ですが、真の主力（？）である「サイボウズＯｆｆｉｃｅ８」も堅牢性の点から選ぶ企業が増えています。
サイボウズＯｆｆｉｃｅ８では、専用のクライアントソフトも付属し、セキュリティが強調されています。顧客情報に直接多くの社員が触れるような環境では最適ともいえるグループウェアでしょう。携帯電話のようなモバイル端末ともデータを共有することができるので、営業に力を入れている会社でも大活躍してくれるはずです。

グループウェアはとても便利なツールです。ちょっと前までは紙媒体だったドキュメントを同時に複数の人が見られるようになっただけでも十分な恩恵といえるでしょう。
それに加えて各人のスケジュール管理や勤怠管理、メール配信、ワークフロー管理までできるようになりました。
打ち合わせのために会議室に集まる頻度が減り、その分各人が自分の仕事に打ち込めるようになりました。しかしこうした細かい機能からは、グループウェアの真の目的が見えてこないような気がします。
グループウェアを導入したからといってすぐに業務が効率化するわけではありません。
グループウェアが助けてくれるのは「意思決定までのプロセス」です。意思を決定するためにはまず「目的」がなくてはなりません。
つまり社内で一貫した目的意識を持つことが、グループウェアをうまく使いこなし、グループウェアの持っている力を引き出すために必要ではないかと思います。

ちょっと話は逸れますが、最近は各国の軍隊でも「Ｃ４Ｉ」と呼ばれる意思決定支援システムを導入するところが増えています。これは各部隊、各兵士から得られた情報を一括管理し、敵の脅威度を評価し、どのように作戦目標を達成するかを支援してくれるシステムです。
もちろんこうしたシステムを使う側が、「誰と戦い」「何を持って勝利とするか」をはっきり認識していなければ無用の長物となるでしょう。
グループウェアの話に戻りますが、「ビジネスの相手は誰なのか」「何を持ってプロジェクト成功とするか」は、グループウェアが勝手に決めてくれることではなく、所詮人間が決めることです。
こうしたソフトパワーをうまくグループウェアと連携することが、真の「業務の効率化」なのではないでしょうか。